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DEINE ROLLE BEI SYNYX IM ÜBERBLICK

Wir sind ein IT-Dienstleister mit rund 85 Kolleg:innen im Herzen von Karlsruhe. Seit über 20 Jahren stehen wir für unsere Expertise in der Softwareentwicklung sowie für eine selbstorganisierte und werteorientierte Unternehmenskultur.

Das Aufgabengebiet rund um die operative HR-Administration wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt frei, da unsere bisherige Fachkraft zukünftig andere interne Aufgaben übernimmt. Nun freuen wir uns über Verstärkung in Teilzeit (ca. 30h). Dabei wünschen wir uns eine Person (m/w/d), die eigenverantwortlich arbeitet und mit ihrer Erfahrung dafür sorgt, dass unsere operativen HR-Prozesse reibungslos laufen.

Du bist dabei nicht klassisch in einem Team eingebettet, sondern arbeitest in Deinem Aufgabenbereich eigenständig und strukturierst Dich selbst. Alleine bist Du trotzdem nicht: Bei synyx gibt es weitere Mitarbeitende aus den Zentralfunktionen, die sich zum Beispiel um Office, Finanzen, Recruiting oder Mitarbeiterentwicklung kümmern. So hat jede:r sein Kerngebiet, und dennoch arbeiten wir eng zusammen, tauschen uns aus und vertreten uns bei Abwesenheiten gegenseitig.

DEINE AUFGABEN

  • Sei erste:r Ansprechpartner:in für alle Fragen rund um die Personalverwaltung

  • Bereite den monatlichen Lohnlauf vor, kläre Rückfragen mit unserer externen Lohnbuchhaltung und prüfe die Probeabrechnungen

  • Führe und pflege Personalakten – digital wie in Papierform

  • Erstelle Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und Zusatzvereinbarungen

  • Verwalte Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub, Elternzeit

  • Bearbeite Reisekostenabrechnungen und weitere administrative HR-Themen wie bAV, Job-Bike, Kindergartenzuschüsse, A1-Bescheinigungen und Auslandseinsätze

  • Erstelle HR-Reportings zu Abwesenheiten, Gehältern, Überstunden und Jubiläen

  • Organisiere Termine, z.B. für Gehaltsgespräche oder für Vorsorgeuntersuchungen

  • Kommuniziere mit externen Schnittstellen wie externe Lohnbuchhaltung, Krankenkassen oder der IHK

  • Wechsle Dich mit Deinen Kolleg:innen bei Telefon, Empfang und Postannahme ab

  • Pflege das HR-Tutorial, damit in Deiner Abwesenheit wichtige Aufgaben von anderen übernommen werden können

  • Vertrete die Kolleg:innen bei der vorbereitenden Buchhaltung und Rechnungsstellung

DEIN PROFIL

  • Fachliche Expertise:
    Du hast passende Berufserfahrung, um die obigen Aufgaben eigenständig umzusetzen, bringst eine Ausbildung oder Weiterbildung im HR-Umfeld mit und beherrschst Deutsch auf C2-Niveau in Wort und Schrift sowie den sicheren Umgang mit gängiger Office-Software.

  • Persönliche Kompetenzen:
    Eigenverantwortliches Arbeiten und selbstständige Organisation machen Dir Spaß und gelingen Dir! Du behältst bei verschiedenen Schnittstellen und Themen den Überblick, erkennst, was gerade Priorität hat, und sorgst dafür, dass alles Wichtige auch dann reibungslos läuft, wenn kurzfristig mal mehrere Aufgaben zusammenkommen.

  • Culture-Fit:
    Du legst Wert auf ein angenehmes Miteinander, teilst unsere synyx-Werte wie Offenheit und Ehrlichkeit und bringst eine Portion Gelassenheit und Humor mit.

WAS DU VON UNS HAST

  • Flexible Arbeitszeiten & Remote Work: Uns ist wichtig, dass Du Arbeit & Privates gut in Einklang bringen kannst. Für die Stelle wünschen wir uns, dass Du 3x die Woche im Office bist. Darüber hinaus kannst Du gerne remote arbeiten und außerdem Deine Arbeitszeiten flexibel gestalten. 

  • Gesundheitsförderung: Fitnessraum, Functional Training, ergonomische Arbeitsplatzausstattung und unsere arbeitgeberfinanzierte Krankenzusatzversicherung sollen Dir helfen gesund zu bleiben. Einen Ruheraum und Schokolade findest Du aber bei uns auch.

  • Gute Erreichbarkeit: Unser modernes Office in Karlsruhe hat zwei Bahnhaltestellen direkt vor der Tür und kostenfreie Parkmöglichkeiten in der Tiefgarage.

  • Budget für Weiterentwicklung: Jedes Jahr steht Dir ein Budget zur Verfügung, das Du eigenverantwortlich für Fortbildungen, Konferenzen oder E-Learning-Kurse einsetzen kannst.

  • Gestaltungsfreiräume: Um synyx aktiv mitzugestalten und Dein persönliches Wachstum zu fördern, kannst Du einen Teil Deiner Arbeitszeit bewusst in Projekte und Interessensgruppen außerhalb Deiner Rolle investieren.

  • Passende Ausstattung: Bei uns kannst Du Dir Deine Arbeitsmittel selbst auswählen, sodass sie optimal auf Deine Bedürfnisse abgestimmt sind.